出来上がった資料がなんかださい–。
時間をかけて一生懸命作ったのに、このなんとも言えない寂しい感情に陥っている方も多いのではないでしょうか。
「プロのデザイナーのように時間をかけて勉強するつもりはないが、なんとか簡単に伝わりやすい、見やすい資料を作りたい」
このような方の参考になるよう、資料作成のポイントを１４の改善のコツとしてまとめました。
紹介する内容は、これまで資料作成関連の書籍を読みあさり、実践し、手応えを感じているポイントのみを厳選したものです。
理解ができても、それを具体的に実践できなければ意味がありません。今すぐ誰でも実践できるよう、具体的で実践的なもののみ紹介しています。
実践していただければ、きっと最小の労力で最大の成果を得られるはずです。ぜひ、参考にしてください。
INDEX
1. 使う色は３色まで
なんか見にくい、、、。そんな資料の代表的な過ちが色の使いすぎです。
色を使いすぎてしますと、雑然とした印象になってしまいますし、どこに注目すべきかもわかりにくくなってしまいます。最初に、使う色は３色と決めてしまい、それ以外は絶対に使わない！と決めてしまうようにしましょう。
point
【補足】色の決定は無料ツールを活用する
メインとなるカラーを決めるのも悩んでしまう、メインカラーに合う色がわからない–。
あなたがプロのデザイナーでなければ当然このような悩みも出てくると思います。そのような時は、ツールを活用しましょう。以下は私も活用しているオススメのツールです。このツールで、一つのカラーを選択すると、そのカラーに合う別の色を推薦してくれます。配色の原理原則は私も詳しいことはよくわかりませんが、このツールの通りに色を選べばまとまりのある色を選択することができます。
HUE/360
2. ベースの文字はグレーを使う
多くの方は、文字色は黒（ブラック）としていると思いますが、文字色を濃いグレーに変更してみてください。
以下を比較していただくとわかると思いますが、グレーにした方がすっきりとした印象に感じると思います。もっとも簡単で、もっとも見やすさが増す改善ポイントです。
3. フォントはメイリオかヒラギノ角ゴPro
フォントの選択も資料全体の印象を大きく変えます。
もしあなたが明朝やゴシック体を使っているようでしたら、windowsの方は「メイリオ」、Macの方は「ヒラギノ角ゴpro」に変更してみてください。とにかく綺麗で見やすいフォントです。資料全体の印象が大きく変わります。
4. フォントサイズは１８以上
小さいフォントで文字量の多い資料は見にくい印象を与えます。
資料を作っているとどうしても言葉で伝えようとし、文字量が増え、必然的にフォントサイズを小さくしなければならない状況になりますが、フォントサイズは最低１８というルールを設けて作るようにしてみてください。
そうすると、可能な限り文字量を減らすよう工夫しますので、おのずとすっきりとしたスライドになっていきます。
5. 行間は大きめに開ける
フォントサイズと同じように、行間が詰まっている文章は読みにくい印象を与えます。あまりこだわりすぎる必要はありませんが、最初から行間は広い設定で資料作りを進めるようにしましょう。
6. 適度にアイコンを活用する
文字だけで資料は堅苦しい印象を与え、興味を惹きづらい資料になってしまいます。
適度にアイコン素材を活用してみましょう。ちょっとしたポイントでアイコンを使うだけで、伝えたいことを視覚的に伝えることができます。
ただ、アイコンの使いすぎは禁物です。なんか堅苦しいと思うときに、２つか３つ程度使うことがおすすめです。
また、アイコン素材はやわらかい印象のものが多いです。あなたが作る資料の雰囲気に合わない場合は、違和感が出てしまいますので使わない方が良いでしょう。
point
【補足】アイコンは無料素材を活用する
有料のアイコンを使う必要はありません。最近では、フリーで利用できるアイコン素材はたくさんあります。以下にオススメのフリー素材を紹介します。
ICOOON MONO
MATERIAL DESIGN
7. 表の線は使わず１行ごとに色を付ける
表は行数が増えれば増えるほど、どの数字がどの内容を示すのかがわかりにくくなります。
また、線が多い表を見るのは疲れます。表を作る場合は、線を使わず、１行おきに背景色をいれましょう。以下の例を見ていただくとわかると思いますが、行ごとの項目が見やすくなります。
8. 表は項目が多い方を縦軸にする
横に長い表は、数字と項目を見間違ってしまう要因になりかねません。縦横でどちらかの項目が多い場合は、項目が多い方を縦軸にするようにしましょう。
9. 強調したい数字は大きくして色を付ける
数字が多くなればなるほど、表は見にくくなります。
この表で何を言いたいのか、何を伝えたいのかを明確にし、強調したい数字を大きくして色を入れるようにしましょう。こうすることで読み手も見るべきポイントを瞬時に判断することができます。
10. 説明の難しい比較は星の数で表現する
比較表を作っていると、価格情報等、明確に違いがわかりやすいものは良いですが「きれい・ふつう・きたない」等、違いをニュアンスで伝えなければならないことがあります。
言葉を使うと、微妙な違いの場合は表現しづらいことがあります。
そのような場合は、星の数等で違いを表現することと良いでしょう。受け手は、それぞれの特徴を視覚的に理解することができるようになります。
11. グラフは目的にあった種類を使う
グラフは目的別に正しい使い方があります。目的に適したグラフを使うようにしましょう。
例えば、各支店の売上を比較したグラフを作りたい場合、数字を比較するのであれば棒グラフを使うのが適切です。折れ線グラフは、数字の変化を伝える場合に適したグラフです。伝えたい内容に適したグラフを選択しましょう。
グラフの種類と正しいグラフの使い分けについては「正しく使い分ける！グラフの種類と圧倒的に伝わるグラフ１１の改善点」で紹介しています。こちらの記事も合わせて参考にしてください。
12. グラフは見て欲しい部分のみ色を使う
色を使いすぎるべきではないのは、グラフも同様です。
意味を持たず、単に色分けしただけのグラフは、何を見るべきかを判断するのに時間がかかります。このグラフで伝えたいこと、強調したい部分のみ色を使い、その他の部分は目立ちにくいグレー等暖色系を使っておくと良いでしょう。
13. 資料の全体像を示す
ゴール地点が不明だと、その道中はすごく長く感じるものです。
資料を作る際は、資料の全体像をしっかり示すようにしましょう。シンプルな目次でも充分に価値があります。
14. 全体像は何度も入れる
長い資料を見ていると、今何を目的になんの説明がされているか、頭の中で迷子になってしまうことがあります。資料の全体像は、定期的にスライドに挟むようにしましょう。
また、以下の例のように全体像と共に現在地を示すと、頭の中で整理してもらいやすくなります。
さいごに
見やすくて伝わる資料を作って頂けるよう、本当に簡単に実践できる改善のコツをお伝えしました。
それぞれ悪い例と比較していますので、その違いを実感して頂けたと思います。
実践していただければ、きっとご自身の資料の雰囲気がガラッと変わってくると思います。ぜひ、参考にしてください。